Как управлять своим временем?

Как управлять своим временем

Многим хотелось бы, чтобы в сутках было 36 часов, так как они не могут успеть сделать всю работу. Но часто речь идет не о недостатке времени, а о его неэффективном использовании. Избежать этого помогут некоторые практические рекомендации.

  • Одно из самых важных правил – всегда ставить перед собой цель. Целеустремленный человек всегда найдет время для достижения желаемого результата, будет вести себя организованнее и не будет распылять свое внимание на маловажные вопросы.
  • Из первого правила вытекает другое – не занимайтесь двумя делами одновременно. Сосредоточившись на одном деле, Вы сделаете его быстро и без ошибок.
  • Доведите до автоматизма повторяющиеся изо дня в день мелкие дела. В конце концов, Вы просто перестанете их замечать, задумываться и, как следствие, будете тратить на эти дела минимум времени.
  • Если Вы что-то не успеваете, это не повод для переживаний. Скорее Вам нужно уделить больше внимания планированию своего дня. Работа – это вообще не место для эмоций, которые иногда только мешают. Если не сделали что-то сегодня, то займитесь этим делом завтра в первую очередь.
  • Сделали одно дело – отлично, не думайте о нем больше – сразу переходите к другому.
  • Оптимизируя свое рабочее время, помните о тех, с кем работаете. Наибольшего успеха можно добиться, работая в команде. Руководитель должен стремиться к повышению работоспособности своих сотрудников, поэтому параллельно нужно воспитывать в своих подчиненных способности к эффективному использованию своего рабочего времени.
  • Не предъявляйте к себе завышенные требования. Достигая поставленных целей, нужно реально представлять, что должно получиться в результате. К примеру, для предварительной встречи с потенциальным клиентом достаточно набросать для себя на бумаге основные темы и предложения и не обязательно специально изготавливать красочные буклеты.
  • Выделяйте главное из прочитанного. Руководители имеют дело с большим объемом информации, и очень важно в этой ситуации уметь разделять главное и второстепенное. Для этого делайте заметки на полях, подчеркивайте и выделяйте то, что вы считаете важным. В этом случае чтение будет максимально информативным. Когда хотите что-то прочитать, задайте себе вопрос, зачем это нужно и на какие вопросы Вам нужно получить ответ, прочитав эту книгу, статью и т.д.
  • Не создавайте препятствий. Руководитель должен дистанцироваться от своих подчиненных, но важно, чтобы это не создавало трудностей в работе. В некоторых случаях подчиненные могут попасть к руководителю только по предварительной записи, а обращаться только через секретаря. Такая система не только тормозит достижение цели организации, но и может мешать самому руководителю. Для эффективного использования рабочего времени взаимодействие между сотрудниками должно быть максимально доступным. Вы можете выделить определенные приемные часы, когда подчиненные могут к Вам обратиться. Не нужно также создавать сложные процедуры рассмотрения и подписания деловых бумаг.
  • Выполняйте работу спокойно, без лишней нервозности. Ваши эмоции не должны влиять на достижение результата. Конечно, бывают форс-мажорные обстоятельства, до которых лучше просто не доводить. Если же вдруг возникла такая ситуация, то постарайтесь без лишних эмоций перестроить свои планы так, чтобы отрицательные последствия были минимальными. Ни в коем случае не передавайте Вашу нервозность другим сотрудникам.
  • Пользуйтесь оргтехникой. Это касается компьютера, телефона, факса, ксерокса, сканера. Не забывайте, что все документы лучше сортировать по разным папкам, тогда их будет проще искать, когда они вдруг появятся. Приучите себя отводить каждому документу свое место в настольной конторке, ящике или папке.
  • Отдых должен быть запланированным. Его нужно устраивать, когда Вы устали. Об этом важном правиле часто забывают или относятся не достаточно серьезно. Для плодотворной и эффективной работы нужно постоянно быть в тонусе и делать достаточно короткие, но частые перерывы на отдых. Некоторые думают, что отдохнут, когда выдастся свободная минутка, но в течение рабочего дня она может и не появиться.
  • Расписание дня должно быть согласовано с другими. Если Вы планируете провести совещание или встречу, то для того, чтобы все прошло без накладок, нужно согласовывать свои планы с планами коллег и подчиненных.
  • Умейте отказываться. Если кто-то просит о помощи, оцените реально, сколько времени это займет и готовы ли Вы им пожертвовать. Не стоит браться за второстепенное дело в ущерб своим обязанностям. Если постоянно отвлекаться по пустякам, можно вообще ничего не сделать.
  • Приучите себя к порядку. Есть высказывание «порядок на столе – порядок в голове». Для того чтобы достичь этого, порядок нужно полюбить. Это поможет не только в работе, но и в любом деле. А самое главное сэкономит ваше время и нервы.